Een klantportaal voor de IEP Eindtoets

Ondersteuning in het complete toetsproces

Door René Dings op 9 december 2020  |  project

Basisscholen nemen ieder jaar een eindtoets af bij de leerlingen van groep 8. Ze mogen daarbij zelf kiezen van welke aanbieder ze de eindtoets gebruiken. De afgelopen jaren koos ruim een derde van alle scholen voor de IEP Eindtoets van Bureau ICE. Om het hele logistieke proces rondom de toetsafname zo soepel mogelijk te laten verlopen, ontwikkelde Tremani voor Bureau ICE de IEP Eindtoetsportal.

Van aanmelding tot resultaat

Scholen kunnen zich elk jaar van 1 december tot 1 februari inschrijven voor een eindtoets. Ze moeten de gegevens van alle leerlingen aanleveren en nog wat aanvullende informatie opgeven. Op basis van deze informatie kunnen de toetsboekjes in de juiste aantallen en varianten worden gedrukt en bij de school worden afgeleverd. Tussen 15 april en 15 mei worden de eindtoetsen afgenomen. Daarna worden de gemaakte toetsen nagekeken en kan voor iedere leerling het resultaat worden bepaald.

De IEP Eindtoetsportal ondersteunt scholen bij dit hele proces. De school kan zich via het portaal aanmelden voor de IEP Eindtoets. Via een koppeling met het eigen leerlingadministratiesysteem (LAS) kan de school alle leerlinggegevens automatisch laten verwerken. Als alles compleet is, levert het portaal alle gegevens die de drukker nodig heeft om de toetsboekjes te maken en op het juiste adres te bezorgen. Na afloop worden de gemaakte toetsen opgehaald bij de scholen en beoordeeld. De resultaten komen dan weer voor verdere verwerking beschikbaar in de Eindtoetsportal. 

Het portaal geeft de Klantenservice van Bureau ICE in iedere fase van het proces de juiste gegevens. Doordat de servicemedewerkers continu inzicht hebben in de voortgang van de scholen, kunnen ze de scholen ondersteunen bij het gebruik en ze bijvoorbeeld herinneren wanneer bepaalde gegevens nog ontbreken.

(Tekst gaat verder onder afbeelding.)


Onze aanpak

Alles bij elkaar is het proces best ingewikkeld en er mogen natuurlijk geen fouten gemaakt worden. Alle informatie over leerlingen en toetsen moet correct worden aangeleverd en verwerkt. Daarom hebben we bij deze ontwikkeling speciaal aandacht besteed aan de vormgeving van de interface, zodat alle gebruikers goed worden geïnformeerd en optimaal worden ondersteund bij het uitvoeren van hun taken. Bij de start van het project hebben we het proces daarom eerst zorgvuldig geanalyseerd, en alle eisen en wensen in kaart gebracht. Vervolgens hebben we een gedetailleerd interactie-ontwerp gemaakt met wireframes voor de verschillende pagina's, met als doel om de gebruikers zo intuïtief mogelijk door de stappen van het proces heen te leiden. 

We hebben de techniek ingezet om alle taken makkelijker te maken. Zo hebben we slimme koppelingen gemaakt met LAS'en zoals ParnasSys en met de interne systemen van Bureau ICE. We hebben met Kennisnet meegewerkt aan de ontwikkeling van een nieuwe standaard voor gegevensuitwisseling voor het basisonderwijs in Nederland. Alle toetsaanbieders en leerlingadministratiesystemen gebruiken deze nieuwe standaard om leerlinggegevens en toetsresultaten met elkaar uit te wisselen. Het mooie voor de leerkracht is dat die niets handmatig hoeft in te voeren of te exporteren/importeren. De benodigde leerlinggegevens worden op de achtergrond uitgewisseld tijdens de aanmeldperiode, en als de toetsresultaten bekend zijn komen die automatisch weer terug in het leerlingadministratiesysteem.

De nieuwe IEP Eindtoetsportal is op 1 december live gegaan. De eerste dag waren er al meteen honderden inschrijvingen. 

Meer weten?

Kijk voor meer informatie over het IEP Eindtoetsportal op bureau-ice.nl/basisonderwijs/iep-eindtoets.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief